TT

Người có trách nhiệm  

Mô tả công việc

Biểu mẩu thực hiện

1

Khách hàng-Người yêu cầu công chứng, Người tiếp nhận yêu cầu-Công chứng viên

Tiếp xúc khách hàng (1)

Tiếp xúc hồ sơ

Phiếu yêu cầu công chứng  (theo loại việc) Bản liệt kê Danh mục hồ sơ công chứng (theo loại việc) Thông báo phí và thù lao công chứng

2

Công chứng viên Trưởng Văn phòng

Quyết định nhận hồ sơ (2a) hoặc hoàn trả hồ sơ (2b)

Thông báo từ chối công chứng

3

Công chứng viên và Chuyên viên

Giải quyết hồ sơ công chứng (3a) Xác minh hoàn trả hồ sơ sau khi có kết quả xác minh cho thấy không đủ điều kiện (3b) Soạn thảo văn bản công chứng

Phiếu yêu cầu xác minh Thông báo từ chối công chứng Soạn thảo hợp đồng, giao dịch (theo mẫu) Soạn lời chứng của Công chứng viên (theo mẫu)

4

Công chứng viên và Chuyên viên giúp việc

Ký hồ sơ công chứng (4)

5

Kế toán, Thủ quỹ Văn thư

Thông báo lệ phí (5) Thu lệ phí cho số công chứng đóng dấu

Thông báo phí và thù lao công chứng Phiếu thu phí công chứng, phiếu thu thù lao, Hoá đơn GTGT (VAT)

6

Văn thư

Trả hồ sơ, văn bản đã công chứng cho khách hàng (6)

7

Văn thư Lưu trữ

Lập phiếu lưu trữ hồ sơ (7) Chuyển hồ sơ lên phòng lưu trữ vào sổ lưu trữ và đánh dấu bút lục trang

Phiếu lưu trữ hồ sơ, đóng dấu bút lục